Esse artigo é destinado aos usuários que trabalham com a emissão de boletos via sistema Yes G.E. no Portal Administrativo.
Quando uma fatura é deletada no sistema Yes, o cancelamento do boleto é solicitado automaticamente. A partir desse momento, a PliPag – empresa parceira que gerencia os pagamentos, desativa as notificações por e-mail e sms relacionadas ao boleto. No entanto, se o cliente da escola estiver com o boleto ou com o código de barras em mãos, ele ainda poderá pagar boleto, pois o cancelamento só é efetivado no banco após 60 dias. Por isso é tão importante comunicar o cliente quando a escola cancela um boleto, dessa forma é possível evitar que o cliente pague o boleto incorreto.
Nos casos onde o cliente paga um boleto cujo cancelamento foi solicitado, o sistema reativa a fatura antiga e atualiza o(s) lançamento(s) com os dados do pagamento. Para facilitar a identificação desses casos, você pode acessar o menu Faturas Reativadas, disponível em Boletos >> Faturas Reativadas >> Listar. Através dele você pode consultar quais faturas foram reativadas e os detalhes de cada fatura.
Ao clicar no botão logo a frente da fatura, você verá os detalhes:
Se a escola já havia gerado uma nova fatura para o cliente, mas ele pagou a fatura que foi deletada, é importante que a escola verifique se há duplicação no menu Financeiro >> Fatura >> Listar e delete a fatura que não foi paga.
Se o cliente pagou um valor maior:
A escola deve combinar com o cliente como vai abater esse valor em uma próxima cobrança.
Uma sugestão é ajustar o valor do próximo lançamento desse cliente abatendo o valor que ele tem de crédito. Dessa forma, a escola vai gerar a próxima fatura desse cliente com o valor correto.
Se o cliente pagou um valor menor:
A escola deve informar a situação para o cliente e incluir esse valor restante do débito em uma nova fatura. Nesse caso, temos duas opções de sugestão:
1ª sugestão: Analise o valor restante e se achar viável, a escola pode criar um lançamento com o valor restante e em seguida gerar uma fatura só com esse valor restante (use o Gerador >> Avulsos nesse caso).
2ª sugestão: A escola pode incluir o valor restante no lançamento do próximo mês, dessa forma, quando for gerar a fatura do mês seguinte já irá cobrar essa diferença.
Se o cliente pagou a fatura cancelada + fatura refeita:
Nesse caso, embora haja duas faturas (a reativada e a refeita pela escola) o pagamento aconteceu e foi atualizado duas vezes no mesmo lançamento. A escola deve analisar a situação e informar para o cliente, para combinar a melhor forma de reparar a situação. Em relação aos registros:
1) A escola deve deletar uma das faturas duplicadas (preferencialmente a que estiver com alguma informação incorreta).
2) Como só existe um lançamento, o fluxo de caixa da escola não irá contabilizar os dois pagamentos. Para que o fluxo de caixa da escola fique correto, é necessário cadastrar um novo lançamento com as características do pagamento que foi duplicado (inclua nas observações o que houve).
3) Como a fatura duplicada foi deletada, o cliente não tem mais acesso a ela no Portal do Aluno. Se julgar importante disponibilizar o registro dessa fatura para o cliente, você pode cadastrar uma nova fatura usando o novo lançamento que você criou (conforme item acima). É importante quitar essa fatura para que não conste como Pendente para o cliente, e também para que o novo boleto seja cancelado. Lembre-se de informar o seu cliente de que esse boleto não deve ser pago, pois será cancelado.